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giovedi 28 giugno

Come trattare con un importatore Giapponese, ed evitare guai: i 5 errori più comuni

Come evitare gli errori più comuni e pericolosi, per fare centro dalla prima impressione


Come trattare con un importatore Giapponese, ed evitare guai: i 5 errori più comuni
Ho visto accadere molte volte la stessa cosa. Un produttore trova un importatore giapponese, ed inizia il rapporto commerciale. Ci si è arrivati in molti modi e tempi diversi: dalla più semplice fortuna di incontrare la persona giusta all’evento giusto, e con il vino che loro stavano cercando (a volte la fortuna serve, anche professionalmente), o dopo lunghi sforzi di introduzione, promozione, contatti, da soli o tramite qualche professionista. In ogni caso, a questo punto, il produttore a volte considera la cosa fatta, e intraprende il rapporto da solo. Salvo poi, dopo un anno o due, lamentarsi che la cosa non è andata bene, le quantità sono piccole, non chiedono o non accettano nessun tipo di supporto e così via. Insomma un quasi disastro. Ma cosa è successo?

Raramente uno scontro di culture si evidenzia in maniera così palese come nel caso di relazioni commerciali. Cose ovvie per noi non lo sono per loro, azioni gentili da parte nostra vengono lette come maleducate, mille incomprensioni possono nascere e afflosciare la relazione. Incominciamo allora vedendo come evitare almeno gli errori di base, quelli più comuni e pericolosi da scongiurare all’inizio, quell’importante momento in cui si da la prima impressione (che resta).

1. Non essere precisiLa regola principale, l’attenzione ai dettagli. Controllate tutto tre volte prima di spedire la email. Non sbagliate date, numeri o pesi. Se avete confermato la merce pronta per una data, fate che sia pronta il giorno prima (potete prendervi tempo, non è un problema per loro due settimane invece che una; ma assolutamente mai dite una settimana e poi le fate diventare due). Fate le cose un poco più lentamente di come siamo normalmente abituati, ricontrollate più del solito e non avrete problemi. Questo punto è fondamentale.

2. Non fornire dall’inizio tutto ciò che serve

Vi chiederanno cose inaspettate. Qualcosa cambia tra piccoli e grandi importatori (questi ultimi chiedono in genere di più), ma resta il fatto che vi chiederanno ogni piccolo dettaglio del prodotto. Da quelli fisici (pesi e dimensioni delle bottiglie, dei cartoni pieni e vuoti, delle etichette), a quelli analitici (ricordate sempre che le analisi devono essere fatte da un laboratorio abilitato e accettato in Giappone); più tutti i dettagli societari e bancari in moduli da ritornare firmati. Armatevi di santa pazienza e completate tutti gli infiniti moduli che riceverete, e seguendo la regola uno; non parte nulla se non è tutto fatto e approvato. Lo fate una volta per tutte, alla prima spedizione. In seguito solamente se introdurrete nuove referenze, altrimenti a posto così, se non cambiate bottiglia o etichetta…

3. La velocità
Questo punto spiazza molti occidentali. Loro non si fanno sentire per mesi, poi all’improvviso vi comunicano che hanno deciso di iniziare e vi chiedono tutto entro 48 ore: conferma ordine, analisi, conferma data di presa e mille documenti. A noi potrebbe sembrare pretenzioso, se non maleducato, ma per loro è solo normale, anche tra loro. Sono come soldati: di guardia a non fare nulla di che, ma pronti all’azione nel momento in cui serve. Avete finalmente la vostra occasione: dedicateci un poco di tempo e attenzione (vedi regole uno e due), e inizierete facendo una bellissima figura.

4. Assumersi le responsabilità
Succede, in totale buona fede, di confermare consegne o documenti o altro, per poi non avere tutto pronto al momento del ritiro. Esempio tipico sono i gadget tipo cavatappi, borse per le bottiglie e cose del genere: chi ve li produce vi aveva assicurato la consegna entro la data, li avete promessi al cliente giapponese con tanto di conferma sul PO, il loro corriere arriva a ritirare e voi non li avete ancora. Purtroppo avete una sola via d’uscita: ammettere l’errore e ripararlo a spese vostre. La merce partirà senza i gadget, che poi spedirete a spese vostre non appena li avrete. Siccome i pallets viaggiano sempre via nave, molto probabilmente i gadget (spediti via corriere espresso), arriveranno prima dei vini. Fatelo. Non dite cose del tipo: va bene, sono solo cavatappi, te li mando nel prossimo ordine; questo non gli piacerà per niente, perché probabilmente loro avranno già a loro volta detto ai loro clienti che la consegna arriverà, mettiamo, con i cavatappi, e li mettete nella condizione di fare brutta figura tra di loro, cosa che evitano sempre con tutte le loro forze, e cosa che metterà voi in pessima posizione, non si fideranno mai più. Se invece rimediate immediatamente loro apprezzeranno la vostra presa di responsabilità, il fatto che non è dipeso magari da voi ma siete pronti comunque a fare di tutto per non metterli in difficoltà, e vi sarete comportati esattamente come si sarebbero comportati loro.

5. Mai promettere cose che non si faranno. 
Tipico. Chiacchieriamo come facciamo tra di noi: poi ti vengo a trovare, la prossima volta aggiungo campioni all’ordine, se aumenti il prossimo ordine ti faccio uno sconto e così via. Poi ci si dimentica. Ma loro non lo dimenticheranno, e ci considereranno immediatamente inaffidabili per non avere fatto quello che avevamo promesso, o avere aspettato che ce lo ricordino loro. Tenete nota di quello che promettete, e ricordateglielo prima che lo facciano loro. Nel dubbio non promettete mai nulla e aspettate semplicemente le loro richieste; molto meglio e per niente dannoso.


Rispettando questi cinque punti nella loro totalità (in questo caso non solo qualcuno…), avete creato le premesse per un rapporto sano e duraturo; loro sapranno di poter fare affidamento su di voi e sarete in prima fila quando dovranno decidere se spingere un’azienda piuttosto che un'altra. Avrete molte più possibilità di crescere e sarete partiti col piede giusto. Nel proseguire ci sono poi mille altre sfumature di rapporto, ad esempio lo stile nello scrivere una email, soprattutto se importante e non di servizio (solo su questo se ne potrebbe scrivere un articolo), se e quando chiedere di visitarli e visitare i clienti, e tanto altro. Nelle prossime puntate.

Roberto Bosticco, corrispondente da Tokyo

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